Om fleet verkopers optimaal te ondersteunen, zijn er verschillende triggers voorzien. Deze triggers geven op specifieke momenten automatisch een melding of taak, zodat belangrijke acties tijdig kunnen worden opgevolgd.

Hieronder vind je meer informatie over de verschillende fleet triggers en wanneer deze worden geactiveerd.

Om fleet verkopers tijdig te ondersteunen, wordt er automatisch een taak aangemaakt 6 maanden voordat het contract van een bestuurder vervalt. Zo krijg je de mogelijkheid om de bestuurder tijdig te contacteren en na te gaan of er een nieuwe verkoopopportuniteit is.

Om deze informatie te kunnen gebruiken, is er in de opportunity flow bij het afsluiten van een dossier een extra, optioneel veld toegevoegd: “Einddatum contract”.

Deze vraag wordt zowel bij een gewonnen als bij een verloren opportuniteit weergegeven. Op die manier kan je de contractgegevens verzamelen voor bestuurders die uiteindelijk een Volvo hebben gekozen, maar ook voor bestuurders die hebben beslist om een ander merk te kopen.

Zodra je weet wanneer het huidige contract ongeveer afloopt, kan je deze datum invullen. Het is niet noodzakelijk om hiervoor over een exacte datum te beschikken.

6 maanden voor de opgegeven einddatum wordt automatisch een taak aangemaakt om contact op te nemen met de bestuurder.

In deze taak krijg je alvast de belangrijkste informatie uit de vorige opportuniteit te zien. Indien gewenst kan je de oorspronkelijke opportuniteit ook openen om het volledige dossier en de bijhorende informatie te bekijken.

Na het contact met de bestuurder kan je aangeven of er een nieuwe opportuniteit moet worden aangemaakt.



Indien je aangeeft dat er geen nieuwe opportuniteit moet worden aangemaakt, wordt het proces meteen beëindigd.

Indien je aangeeft dat er wel een nieuwe opportuniteit moet worden aangemaakt, wordt automatisch een nieuwe taak geopend. In deze taak kan je de nodige informatie voor de nieuwe opportuniteit invullen.

Zodra alle informatie is ingevuld en de taak wordt voltooid, wordt automatisch een nieuwe opportuniteit aangemaakt voor de geselecteerde verkoper. Het proces wordt daarna beëindigd en de verkoper kan de opportuniteit verder opvolgen en afhandelen.

De nieuwe opportuniteit krijgt automatisch “Contract renewal” als leadbron. Hierdoor kan je deze opportuniteiten achteraf eenvoudig identificeren en, indien gewenst, afzonderlijke statistieken over contractvernieuwingen bekijken.

Op elk moment kan je in Hyper een overzicht bekijken van alle fleet conventies. Standaard worden hierbij alle actieve conventies weergegeven. Zo heb je steeds een actueel overzicht van de lopende conventies.

Om je daarnaast extra inzicht te geven in conventies die mogelijk extra aandacht nodig hebben, wordt er op twee vaste momenten per jaar automatisch een e-mail verstuurd. Deze e-mail bevat een overzicht van de conventies waar mogelijks extra aandacht aanbesteed moet worden.

De eerste e-mail wordt op 15 juni verstuurd en bevat een overzicht van:

De tweede e-mail wordt op 1 september verstuurd en bevat een overzicht van:

Je kan dit overzicht gebruiken om te bepalen welke klanten mogelijk extra aandacht nodig hebben. Zo kan je bijvoorbeeld contact opnemen met klanten waarbij de verkoop achterblijft bij de gemaakte afspraken.

Om de jaarlijkse vernieuwing van fleet conventies op te volgen, wordt de status van bepaalde conventies automatisch aangepast.

Op 1 december worden alle conventies die aan de onderstaande voorwaarden voldoen op “Te vernieuwen” gezet. Deze status geeft aan dat de conventie, die voordien actief was, opnieuw moet worden vernieuwd in VCCM.

Zodra de conventie in VCCM wordt vernieuwd, ontvangen we deze informatie tijdens de nachtelijke synchronisatie. De status van de conventie wordt daarna automatisch opnieuw op “Actief” gezet.

Een conventie wordt op 1 december op “Te vernieuwen” gezet wanneer aan alle onderstaande voorwaarden wordt voldaan:

In het overzicht van al je fleet klanten kan je de fleet status bekijken. Hierdoor kan je eenvoudig zien welke klanten een conventie hebben die nog moet worden vernieuwd.

Daarnaast is er een specifieke view beschikbaar waarin je enkel de conventies met de status “Te vernieuwen” kan bekijken. Zo krijg je snel een overzicht van alle klanten waarvoor nog actie nodig is.

Om de opvolging van deze conventies te ondersteunen, wordt er op drie momenten een e-mail verstuurd met een overzicht van de klanten waarvan de conventie nog niet werd vernieuwd.

Op 2 januari en 2 februari ontvang je een herinnering met een overzicht van de klanten waarvoor de conventie nog steeds moet worden vernieuwd. Zo kan je tijdig actie ondernemen en vermijden dat deze klanten terugvallen naar een FL conventie.

Op 2 mei wordt nog een laatste e-mail verstuurd. Deze bevat een overzicht van alle klanten die nog steeds de status “Te vernieuwen” hebben en daardoor zijn teruggevallen naar een FL conventie.

Dit laatste overzicht geeft je de mogelijkheid om de situatie per klant te bekijken en te bepalen welke opvolging nodig is. Je kan bijvoorbeeld controleren of de terugval naar een FL conventie correct is, de fleet status van de klant aanpassen naar “Inactief” indien dit van toepassing is, of contact opnemen met de klant om de situatie te bespreken.