In deze sectie geven we meer informatie over hoe je manueel een opportuniteit kan aanmaken voor een walk-in.

Navigeer naar de module “Opportuniteiten” en klik rechtsboven op “Start opportuniteit”.

Bij het aanmaken van een opportuniteit zal er een taak naar boven komen. In de eerste taak dient onder andere de bestuurder ingevuld worden. Wanneer niet alle verplichte velden ingevuld zijn op het moment dat je op “Voltooien” klikt, dan zullen de velden die nog ingevuld moeten worden rood kleuren. Pas na het invullen van de verplichte velden zal je de taak correct kunnen voltooien.

Er zijn verschillende scenario’s om een bestuurder toe te voegen aan een opportuniteit:

Dit werkt hetzelfde voor facturatieklant 1 en 2.

In het veld “bestuurder” kan je snel zoeken op een bestuurder door gewoon de naam te typen. In sommige gevallen zal je 1 of een beperkt aantal opties zien waardoor je de correcte optie kan selecteren en deze bestuurder gebruikt zal worden.

Als je te veel opties krijgt of op andere variabelen wilt zoeken, dan kan je steeds op het filter icoontje klikken om uitgebreid te zoeken.

Hier kan je zoeken op “voornaam achternaam” of “achternaam voornaam” maar ook op bv e-mailadres. Naast het feit dat je uitgebreid kan zoeken, zie je ook veel meer informatie waaronder contactgegevens, adres en btw-nummer om zo correct het bestaande contact aan te duiden of om op deze variabelen te zoeken. Om een contact te selecteren uit de lijst vink je deze vooraan aan en selecteer je rechts onderaan “Update” om deze gegevens te gebruiken voor de bestuurder.

Als je de bestuurder niet kan vinden kan je een nieuwe derde aanmaken. Hiervoor klik je op “Derde toevoegen” of op het “+” icoontje.

Er zal zich aan de rechterkant een sectie openen waar je de bestuurder kan aanmaken. Bovenaan staat een schuifknop. Duid deze aan om enkel de verplichte velden te zien.

Na het invullen en opslaan van alle gegevens voert het systeem een extra controle uit op het e-mailadres en het btw-nummer, om te verifiëren of er nog geen bestaande derde met deze gegevens geregistreerd is.

Als er al een derde bestaat met deze gegevens zal het systeem dit aangeven en je enkele opties geven:

Hieronder beschrijven we de stappen die je doorloopt voor een nieuwe binnengekomen lead.

Bovenaan het dossier vind je:

In het commentaarveld vind je:

Je hebt deze taak nu succesvol opgenomen. Andere verkopers zullen deze nieuwe lead niet meer zien in “Mijn taken”.

Na het opnemen van een taak en aan te geven dat je deze taak gaat uitvoeren moet je deze natuurlijk ook voltooien. Bij de taak “Contacteer de lead” is het cruciaal dat je contact opneemt met de lead.

De status van de taak staat standaard op “te contacteren” maar deze zal automatisch veranderen eens je deze taak voltooid.

Verder vind je een specifiek hoofdstuk met betrekking tot het contacteren van een lead via trackback.

Het beheren van opportuniteiten is de basis van eCRM. Eens een opportuniteit loopt, moet deze natuurlijk ook opgevolgd worden.

Bij het openen van een lopende opportuniteit zal je bovenaan steeds de huidige taak zien in een blauwe kader. Onder deze taak (onder de blauwe kader) zal je alle informatie met betrekking tot deze opportuniteit kunnen bekijken. Bij een opportuniteit zal je verschillende tabs vinden:

Nadat je de lead gecontacteerd hebt zal er een nieuwe taak komen om de lead op te volgen. Deze taak zal blijven terugkomen tot deze opportuniteit verloren of gewonnen is. De deadline van deze taak is steeds aanpasbaar zodat deze overeenkomt met het moment waarop je gaat opvolgen met deze lead. BV de datum dat de lead langskomt of de datum dat je de lead gaat opbellen indien je nog geen reactie ontvangen hebt met betrekking tot de aangeleverde offerte. Als je de opvolg taak voltooid dan zal je ook commentaar/informatie moeten invullen, hierin log je alle belangrijke informatie met betrekking tot het contact dat je had met deze lead (interesses, volgende stappen, beslissingsproces,…). Deze informatie wordt ook toegevoegd aan de tijdlijn van deze opportuniteit.

Een veelgebruikte functionaliteit is het aanpassen van de deadline van een taak. Hiervoor klik je gewoon op de datum en pas je de datum en het uur aan naar het relevante tijdstip. Nadien wordt dit meteen aangepast in “Mijn taken”.

Bij het voltooien van een opvolg taak kan je ook al meteen het volgende opvolg moment aangeven zodat de volgende automatische taak meteen goed staat. Dit doe je door in het veld “Opvolging” de datum en tijd in te geven voor de volgende taak.

De tijdlijn zal je steeds een overzicht geven van alle belangrijke zaken die gebeurd zijn voor deze opportuniteit. Het geeft je dus een historisch overzicht van wat er gebeurd is voor deze opportuniteit. In de tijdlijn zal je een overzicht krijgen van de volgende acties:

Op een opportuniteit kan je verschillende acties uitvoeren, deze bevinden zich steeds rechtsboven:

Elke van deze acties heeft een specifiek hoofdstuk waar we dieper in gaan op de mogelijkheden hiervan.

Zodra een opportuniteit gewonnen of verloren is, moet je deze afsluiten in Hyper. Dit doe je door naar het statusveld te gaan in de opvolg taak van deze opportuniteit, de correcte status te selecteren en deze taak te voltooien.

Bij het winnen van een opportuniteit zet je de status naar “Gesloten – Gewonnen” en voltooi je de taak. Hierna krijg je nog 1 laatste taak waar je moet aangeven welke offerte gewonnen is alvorens de taak te voltooien.

Aangeven welke offerte gewonnen is, doe je in het veld onder “Verkocht?” door “ja” in te vullen.

Na het voltooien van deze finale taak wordt deze opportuniteit afgesloten en zijn er geen vervolg taken meer.

Als een opportuniteit verloren is omdat de lead bv een voertuig van een ander merk gekocht heeft dan moet je de opportuniteit afsluiten en zetten op de status verloren.

Je krijgt nog 1 finale taak waarbij je aangeeft waarom je deze opportuniteit verloren hebt. Optioneel kan je ook nog extra informatie toevoegen of aangeven tegen welk merk je de deal verloren hebt.

Na het voltooien van deze finale taak wordt deze opportuniteit afgesloten en zijn er geen vervolg taken meer.

Door deze stappen correct te volgen, zorg je voor een gestructureerde en efficiënte opvolging van elke lead.