Afin d'accompagner au mieux les vendeurs de Fleets, plusieurs déclencheurs ont été mis en place. Ces déclencheurs génèrent automatiquement une notification ou une tâche à des moments précis, afin que les actions importantes puissent être suivies en temps utile.

Vous trouverez ci-dessous plus d'informations sur les différents déclencheurs de gestion de Fleet et les moments où ils sont activés.

Afin d’accompagner les vendeurs de Fleets en temps utile, une tâche est automatiquement créée 6 mois avant l’expiration du contrat d’un conducteur. Cela vous permet de contacter le conducteur à temps et de vérifier s’il existe une nouvelle opportunité de vente.

Pour pouvoir utiliser ces informations, un champ supplémentaire facultatif a été ajouté dans le flux d’opportunité lors de la clôture d’un dossier : « Date de fin du contrat ».

Cette question s’affiche aussi bien pour une opportunité remportée que pour une opportunité perdue. Vous pouvez ainsi collecter les données du contrat pour les conducteurs qui ont finalement choisi une Volvo, mais aussi pour ceux qui ont décidé d’acheter une autre marque.

Dès que vous connaissez la date approximative d’expiration du contrat actuel, vous pouvez saisir cette date. Il n’est pas nécessaire de disposer d’une date exacte.

Six mois avant la date de fin indiquée, une tâche est automatiquement créée pour contacter le conducteur.

Dans cette tâche, vous verrez d’emblée les informations les plus importantes issues de l’opportunité précédente. Si vous le souhaitez, vous pouvez également ouvrir l’opportunité d’origine pour consulter l’intégralité du dossier et les informations associées.

Après avoir contacté le dirigeant, vous pouvez indiquer s’il faut créer une nouvelle opportunité.

Si vous indiquez qu’aucune nouvelle opportunité ne doit être créée, le processus prend fin immédiatement.

Si vous indiquez qu’une nouvelle opportunité doit être créée, une nouvelle tâche s’ouvre automatiquement. Dans cette tâche, vous pouvez saisir les informations nécessaires pour la nouvelle opportunité.

Dès que toutes les informations ont été saisies et que la tâche est terminée, une nouvelle opportunité est automatiquement créée pour le commercial sélectionné. Le processus prend alors fin et le commercial peut assurer le suivi et traiter l’opportunité.

La nouvelle opportunité se voit automatiquement attribuer « Renouvellement de contrat » comme source de prospect. Cela vous permet d’identifier facilement ces opportunités par la suite et, si vous le souhaitez, de consulter des statistiques distinctes sur les renouvellements de contrat.

À tout moment, vous pouvez consulter dans Hyper un aperçu de tous les contrats de Fleet. Par défaut, tous les contrats actifs sont affichés. Vous disposez ainsi en permanence d’un aperçu à jour des contrats en cours.

De plus, afin de vous donner un aperçu supplémentaire des conventions qui pourraient nécessiter une attention particulière, un e-mail est envoyé automatiquement à deux moments fixes de l’année. Cet e-mail contient un aperçu des conventions qui pourraient nécessiter une attention particulière.

Le premier e-mail est envoyé le 15 juin et contient un aperçu :

Le deuxième e-mail sera envoyé le 1er septembre et contiendra un récapitulatif des :

Vous pouvez utiliser ce récapitulatif pour identifier les clients qui pourraient nécessiter une attention particulière. Vous pourrez ainsi, par exemple, contacter les clients dont les ventes sont en deçà des objectifs fixés.

Afin d’assurer le suivi du renouvellement annuel des contrats de Fleet, le statut de certains contrats est automatiquement mis à jour.

Le 1er décembre, toutes les conventions répondant aux conditions ci-dessous sont mises en statut « À renouveler ». Ce statut indique que la convention, qui était auparavant active, doit être renouvelée dans VCCM.

Dès que la convention est renouvelée dans VCCM, nous recevons cette information lors de la synchronisation nocturne. Le statut de la convention est alors automatiquement remis à « Actif ».

Une convention est mise en statut « À renouveler » le 1er décembre lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :

Dans la liste de tous vos clients de Fleet, vous pouvez consulter le statut de la Fleet. Cela vous permet de voir facilement quels clients ont une convention qui doit encore être renouvelée.

De plus, une vue spécifique est disponible, dans laquelle vous pouvez consulter uniquement les conventions dont le statut est « À renouveler ». Vous obtenez ainsi rapidement un aperçu de tous les clients pour lesquels une action est encore nécessaire.

Afin de faciliter le suivi de ces contrats, un e-mail est envoyé à trois reprises, contenant la liste des clients dont le contrat n’a pas encore été renouvelé.

Les 2 janvier et 2 février, vous recevrez un rappel contenant la liste des clients dont la convention doit encore être renouvelée. Vous pourrez ainsi prendre les mesures nécessaires en temps utile et éviter que ces clients ne retombent dans une convention FL.

Le 2 mai, un dernier e-mail sera envoyé. Celui-ci contiendra une liste de tous les clients qui ont toujours le statut « À renouveler » et qui sont donc revenus à une convention FL.

Ce dernier récapitulatif vous permet d’examiner la situation de chaque client et de déterminer les mesures à prendre. Vous pouvez par exemple vérifier si le retour à une convention FL est correct, modifier le statut de la Fleet du client en « Inactif » le cas échéant, ou contacter le client pour discuter de la situation.