Via Hyper kan je eenvoudig een professionele offerte e-mail versturen waar je daarboven ook nog eens kan tracken of de e-mail bekeken is en de offerte geopend is.

Om een offerte te versturen moet je eerst en vooral een offerte gemaakt hebben via de XDMS Configurator. Zodra dit gebeurd is zal de optie om een offerte te versturen beschikbaar worden rechtsboven bij de acties op een opportuniteit.

Na het klikken op “Offerte mailen” zal een nieuwe taak openen voor het versturen van een offerte.

In de taak zal je eerst en vooral zien naar wie je deze e-mail gaat versturen (de bestuurder). Belangrijk is dat als je dit aanpast je dit permanent aanpast voor deze bestuurder, dit

Daaronder worden alle offertes getoond die je gemaakt hebt voor deze opportuniteit. Standaard zal het systeem alle offertes toevoegen aan de e-mail maar dit kan je aanpassen door in de eerste kolom “Bijlage toevoegen” op “Nee” te zetten voor offertes waar je dit niet voor wenst.

Per lijn in de tabel die op “ja” staat worden alle documenten verstuurd die deel uitmaken van dit offertenummer. Voor Offerte nummer 146190 is dit bijvoorbeeld 1 offerte en 3 soft offer documenten.

Onderaan heb je ook nog enkele optionele velden, ook al raden we het sterk aan om “e-mail content” steeds toe te voegen.

Zodra je alles correct hebt ingevuld mag je de taak rechts bovenaan voltooien. Dit zal de e-mail versturen naar zowel de bestuurder, de contacten in cc als naar de verkoper zelf. De e-mail wordt verstuurd in naam van de verkoper dus als een lead hierop antwoord komt dit ook steeds terecht bij de verkoper.

Je keert automatisch terug naar je opportuniteit.

In de tijdlijn van je opportuniteit zal je zien dat de e-mail verstuurd is. Als deze correct verstuurd is zal je een groen 1tje zien.

In uitzonderlijke gevallen is het mogelijk dat het oranje is, dit is een soft bounce (de e-mail kon tijdelijk niet afgeleverd worden bv volle mailbox) of rood, hard bounced (de e-mail kan permanent niet afgeleverd worden, meestal is het e-mailadres fout bv typo). Bij een hard bounce raden we aan om het e-mailadres na te kijken aangezien dit waarschijnlijk fout is. Als het e-mailadres toch correct is kan je best via jouw persoonlijke mailbox proberen om de offerte te versturen.

Door te klikken op het blauw icoon kan je de alle informatie van deze e-mail bekijken.

In de pop-up krijg je een snel overzicht van de persoon naar waar de e-mail verstuurd is en/of de e-mail al geopend is en/of iemand al een offerte link aangeklikt heeft.

Belangrijk om te weten is dat zowel de sectie e-mail geopend als kliks een groepering zien van iedereen die deze actie gedaan heeft. Als de verkoper zelf op de offerte link klikt in de e-mail zal dit ook meetellen. Hetzelfde geld moest de bestuurder deze e-mail doorsturen naar zijn vrouw dan zal het klikken op de offerte link ook meegeteld worden.

Vooraan heb je een icoon om de preview van de e-mail te bekijken.

Je ziet dan zowel de persoonlijke tekst (hier bovenaan in het vet) die je hebt geschreven als de layout van de e-mail met de relevante offertes en soft offers.

Als je op het oogje klikt dan kan je de historie van de e-mail bekijken (wanneer welke actie gebeurd is).

Als iemand op een offerte of soft offer link klikt in de e-mail dan zal dit ook apart op de tijdlijn verschijnen. Dit zorgt ervoor dat je niet steeds naar de details van een e-mail moet kijken om te zien of de lead al actie ondernomen heeft.