Dans cette section, nous vous donnons plus d'informations sur la manière de créer manuellement un process d’opportunité quand par exemple un lead vous visite dans votre showroom. Ceci est une alternative de démarrer un processus à la manière montrée dans le point 1.5. Etant la différence que dans le point 1.5, il peut exister un choix entre plusieurs processus, pendant qu’ici seulement un processus d’opportunité peut être lancer.

Accédez au module « Opportunités » en cliquant sur son icône.

Observation : l’endroit dans le menu varie selon dealer.

Puis cliquez sur « Créer une opportunité » en haut à droite.

Lors de la création d'une opportunité, une tâche s'affiche.

Dans la première tâche, vous devez notamment indiquer le nom du conducteur. Si tous les champs obligatoires ne sont pas remplis au moment où vous cliquez sur « Terminé », les champs qui doivent encore être remplis s'afficheront avec leur bord mis en rouge. Ce n'est qu'après avoir rempli les champs obligatoires que vous pourrez terminer la tâche.

Il existe plusieurs scénarios pour assigner un conducteur à une opportunité :

Cette mode d’opération d’assignation fonctionne de la même manière pour les champs << clients à Facturer >> et << clients à Facturer 2 >>.

Dans le champ « conducteur », vous pouvez effectuer une recherche rapide en saisissant simplement le nom du conducteur dans le champ. Dans certains cas, une ou plusieurs options s'afficheront, vous permettant de sélectionner l’option correcte.

Si vous obtenez trop de résultats ou si vous souhaitez effectuer une recherche sur d'autres critères, vous pouvez toujours cliquer sur l'icône du filtre pour lancer une recherche avancée.

Vous pouvez y effectuer une recherche si vous écrivez le prénom et nom » mais aussi par adresse e-mail, par exemple. Outre la possibilité d'effectuer une recherche avancée, vous verrez également beaucoup plus d'informations, notamment les coordonnées, l'adresse et le numéro de TVA, afin d'identifier correctement le contact existant et voir si effectivement le tiers existe déjà dans votre base de données de tiers.

Pour sélectionner un contact dans la liste, cochez-le en haut et sélectionnez « Mettre à jour » en bas à droite pour utiliser ces données pour le conducteur.

Si vous ne trouvez pas le conducteur dans votre base de données des tiers, vous pouvez en créer un nouveau.

Pour cela, cliquez sur « Ajouter: Tiers »

ou sur l'icône « + ».

Une section s'ouvrira sur la droite où vous pourrez créer le conducteur. En haut se trouve un bouton glissant. Cochez-le pour ne voir que les champs obligatoires.

Après avoir renseigné et enregistré toutes les données, le système effectue une vérification supplémentaire de l'adresse e-mail et du numéro de TVA, afin de s'assurer que le tiers n'est pas déjà enregistré.

Si un tiers existe déjà avec ces données dans XDMS, la plateforme Hyper vous le signalera et vous proposera plusieurs options :

Nous décrivons ci-dessous les étapes à suivre pour un nouveau lead.

Dans les champs obligatoires vous trouverez les camps :

Dans les champs optionnels, vous trouverez :

Vous avez maintenant enregistré cette tâche avec succès. Les autres vendeurs ne verront plus ce nouveau lead dans « Mes tâches ».

Après avoir pris cette tâche et donc avoir indiqué que vous allez l'exécuter, vous devez prendre contact avec le lead avant de terminer la tâche.

Le statut du processus d’opportunité que vous voyez dans la tâche est par défaut « À contacter », et il changera automatiquement une fois que vous aurez terminé cette tâche.

Vous trouverez également des données spécifiques consacrées à la prise de contact avec un lead via Trackback: « Téléphone » qui contient le numéro d’appel de Trackback. « Distributeur id » ce qui correspond à votre code chez Trackback. « Code de prospect fourni » qui contient le code du lead.

De manière logique et facile pouvoir faire la gestion de vos opportunités est la pierre angulaire de ce module d’eCrm.

Sous une tâche, reconnaissable parce que toujours mise dans un cadre bleu, du processus d’opportunité en cours, vous pourrez consulter toutes les informations relatives à cette opportunité.

Il y a différents onglets avec ses infos :

Une fois que vous aurez contacté le lead, une nouvelle tâche « Faire le suivi du client » apparaîtra automatiquement. Cette tâche est la tâche centrale du processus et apparaîtra jusqu'à ce que vous changiez le statut dans cette tâche à « Gagnée » ou « Perdue ». La date limite de cette tâche est toujours modifiable afin qu'elle corresponde au moment où vous allez assurer le suivi de ce lead. Par exemple, la date à laquelle le lead passe vous voir ou la date à laquelle vous allez l'appeler si vous n'avez pas encore reçu de réponse concernant l’offre crée. La tâche de suivi vous permet de saisir des actions réalisées et d’ajouter des observations (intérêts, prochaines étapes, processus de décision, etc.). Chaque fois que vous terminez cette tâche, pendant que le statut de l’opportunité est « En cours » cette information sera enregistrée et ajoutée à l’onglet « chronologie » de cette opportunité.

Une fonctionnalité très courante consiste à modifier la date limite d'une tâche. Il suffit de cliquer sur la date et de modifier la date et l'heure en fonction du moment choisi. Cette actualisation de date limite d’une tâche impact immédiatement la position de la tâche dans le tableau « Mes tâches ». Par exemple un tâche avec aujourd’hui comme date de limite qui est changé à demain, se verra immédiatement dans la colonne « cette semaine ».

Lorsque vous terminez une tâche de suivi, vous pouvez également indiquer immédiatement le prochain moment de suivi afin que la prochaine tâche automatique soit correctement programmée. Pour ce faire, saisissez la date et l'heure de la prochaine tâche dans le champ « Suivi ».

Cette onglet «chronologie» vous donnera un aperçu de tous les événements importants qui se sont produits pour une opportunité. Elle vous offre donc un historique de ce qui s'est passé pour cette opportunité.

Dans la chronologie, vous trouverez un aperçu des actions suivantes:

Vous pouvez effectuer différentes actions sur une opportunité ; celles-ci se trouvent toujours en haut à droite :

Chacune de ces actions sera abordée en détail dans une section spécifique de notre guide.

Dès qu'une opportunité est remportée ou perdue, vous devez la clôturer dans Hyper. Pour ce faire, rendez-vous dans le champ « Statut » de la tâche de suivi « Faire le suivi du client » et sélectionnez le statut approprié et marquez cette tâche comme terminée.

Après avoir changé le statut à « Gagnée » dans la tâche de suivi « Faire le suivi du client » et avoir terminé la tâche, vous recevrez ensuite une dernière tâche « Indiquer offre(s) approuvée(s)» dans laquelle vous devrez indiquer quelle offre a été retenue avant de terminer la tâche.

Pour indiquer quelle offre a été retenue, il suffit de remplir le champ « Vendu ? » en cochant « oui ».

Une fois cette dernière tâche terminée, l'opportunité est clôturée et le processus d’opportunité est clôturé.

Après avoir changé le statut à « Perdue » dans la tâche de suivi « Faire le suivi du client » et avoir terminé la tâche, vous recevrez ensuite une dernière tâche « Indiquer le motif de la perte de l'opportunité de vente »

Dans cette tâche vous pouvez choisir d’une liste de raisons pourquoi vous avez perdu cette opportunité.

Vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires dans les champs optionnelles « Remarque sur Raison » et «Perte face à la marque».

Une fois cette dernière tâche terminée, l'opportunité est clôturée et le processus d’opportunité est clôturé.