In Hyper zijn er verschillende fleet acties beschikbaar die fleet verantwoordelijken ondersteunen bij hun dagelijkse werkzaamheden.

Hieronder worden alle beschikbare acties toegelicht.

Dit is een rechtstreekse link naar VCCM, waarmee je eenvoudig fleet conventies kan vernieuwen, opzoeken en bekijken.

Bij het aanmaken van een nieuwe klant in VCCM ontvang je steeds een e-mail met de FIN informatie. Hyper ontvangt deze informatie eveneens en voegt ze automatisch toe aan het relevante bedrijf op basis van het BTW nummer.

Indien de klant niet automatisch kan worden gekoppeld op basis van het BTW-nummer, wordt er een taak aangemaakt. Zo kan je de FIN informatie manueel invullen in Hyper.

We hebben ook een fleet kwalificatieproces ontwikkeld om zowel nieuwe klanten te activeren als inactieve klanten opnieuw te benaderen. Het doel van dit proces is om op een gestructureerde manier relevante klantdata te verzamelen en de klant te contacteren, met als uiteindelijk doel een bezoekrapport op te stellen.

Bij het selecteren van deze actie wordt het kwalificatieproces voor de klant gestart.

In de eerste stap wordt gecontroleerd of de basisinformatie van het bedrijf al beschikbaar is. Indien bepaalde gegevens nog ontbreken, kan je deze aanvullen. Zodra de nodige informatie is ingevuld, kan je de taak voltooien om verder te gaan.

Indien alle benodigde informatie al aanwezig is, wordt de taak automatisch voltooid en ga je meteen verder naar de volgende stap van het proces.

De volgende taak is een herhalende taak waarmee je eenvoudig alle communicatie met de klant kan registreren, bijvoorbeeld wanneer je de receptie hebt gebeld, een e-mail naar een mogelijke contactpersoon hebt gestuurd of uiteindelijk telefonisch een afspraak hebt vastgelegd.

Het doel van deze stap is om de contactgegevens van de fleet manager bij de klant te achterhalen en een afspraak in te plannen.

In de sectie “Doel” kan je bovendien aangeven wat de volgende taak inhoudt. Zo behoud je een duidelijk overzicht van de geplande opvolging.

Zodra er een afspraak is vastgelegd of de klant aangeeft geen interesse te hebben, kan je de status aanpassen. Hierdoor gaat het proces automatisch verder naar de volgende stap.

Indien je aangeeft dat de klant geen interesse heeft, wordt het proces gestopt en wordt de status van de klant op “Inactief” gezet. Hierdoor kan je eenvoudig filteren op deze klanten en ze op een later moment opnieuw proberen te activeren.

Indien je aangeeft dat de klant gekwalificeerd is, wordt de status van de klant automatisch op “Actief” gezet. Vervolgens wordt er automatisch een taak voor het aanmaken van een bezoekrapport aangemaakt, met als deadline de datum van het geplande bezoek. Op dat moment stopt het kwalificatieproces, aangezien de klant gekwalificeerd is en het proces overgaat naar een periodiek bezoekrapport.

Meer info omtrent bezoekrapporten kan je in het specifiek hoofdstuk hieromtrent vinden.

Wanneer je het kwalificatieproces start voor een klant met de status “Inactief”, krijg je de vraag of je deze klant opnieuw wilt activeren. Kies je ervoor om de klant te heractiveren, dan wordt het kwalificatieproces opnieuw gestart. Indien je dit niet wenst, wordt het proces gestopt.

Een bezoekrapport dient om op een eenvoudige manier bestaande fleetgegevens te actualiseren en hiervan een historiek bij te houden.

Kleine aanpassingen aan de fleetgegevens kunnen uiteraard rechtstreeks in het fleetdossier worden uitgevoerd, zonder dat hiervoor een bezoekrapport moet worden aangemaakt. In dat geval wordt er echter geen PDF met een historiek van de aanpassingen gegenereerd.

Wat zijn de voordelen van het maken van een bezoekrapport?

Er zijn verschillende mogelijkheden om een bezoekrapport aan te maken:

Na het voltooien van het kwalificatieproces wordt automatisch een taak aangemaakt om een bezoekrapport op te stellen. Op deze manier kan je tijdens je eerste afspraak met de klant alle relevante fleetgegevens verzamelen en registreren.

Via de actie “Maak een fleetbezoekrapport” kan je op elk moment manueel een taak aanmaken voor het opstellen van een bezoekrapport. Als er al een bezoekrapport voor deze klant in behandeling is, wordt je automatisch doorgestuurd naar het bestaande bezoekrapport. Zo worden er geen dubbele bezoekrapporten aangemaakt.

Het systeem is voorzien om actieve conventies (fleet status “actief” en “te vernieuwen”) periodiek op te volgen. Dit gebeurt op basis van de “Volgende verwachte bezoek” datum en, indien ingevuld, de “Datum herzieningsbudget”. Deze datum is eveneens belangrijk voor het bepalen van het volgende contactmoment. Bij een periodiek bezoekrapport worden enkele extra stappen voorzien voordat het bezoekrapport effectief wordt aangemaakt. Deze stappen helpen je om de afspraak met de klant tijdig te plannen en op te volgen. 3 weken voor de geplande bezoekdatum wordt automatisch een taak aangemaakt voor het bezoekrapport. Er is bewust gekozen voor een termijn van drie weken, omdat het proces eerst vraagt of de afspraak met de klant al bevestigd of vastgelegd is. Indien de afspraak nog niet is vastgelegd: Je kan de verdere opvolging uitvoeren en de afspraak met de klant inplannen. Indien de afspraak wel is vastgelegd: Je kan de exacte datum en het tijdstip van de afspraak registreren. Daarnaast kan je vanuit het systeem eenvoudig een afspraakbevestiging per e-mail naar de klant versturen, inclusief een kalenderuitnodiging. Op deze manier ondersteunt het systeem je niet alleen bij het opstellen van het bezoekrapport, maar ook bij het tijdig plannen en bevestigen van de afspraak met de klant.

Als je ervoor kiest om een afspraakbevestiging naar de klant te versturen, wordt er eerst een extra taak aangemaakt. In deze taak kan je alle nodige informatie voor de afspraak invullen. Nadat deze taak is voltooid, wordt de taak voor het bezoekrapport gestart. De volgende informatie kan je invullen:

Wanneer je voor een fleet klant regelmatig bezoekrapporten wilt opvolgen, kan je ervoor zorgen dat hiervoor automatisch periodieke taken worden aangemaakt.

Om deze automatische opvolging te activeren, moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan.

De taak wordt 3 weken vóór de triggerdatum aangemaakt. Dit geeft je voldoende tijd om het bezoek voor te bereiden en in te plannen.

Dit betekent ook dat er geen automatische taak wordt aangemaakt wanneer je een datum ingeeft die minder dan 3 weken in de toekomst ligt. De termijn van 3 weken is op dat moment namelijk al verstreken.

Door de Fleet status correct in te stellen en de bezoekgegevens goed te onderhouden, kan je er dus voor zorgen dat de opvolging van Fleet klanten automatisch en periodiek wordt gepland.

De taak “Bezoekrapport invullen” bestaat uit een korte inleidende tekst, gevolgd door alle relevante velden uit het fleetdossier. Deze gegevens worden automatisch ingevuld bij de aanmaak van deze taak. Hierdoor hoef je geen informatie opnieuw in te voeren en beschik je tijdens het bezoek meteen over alle relevante context. Je kan de bestaande gegevens indien nodig eenvoudig aanpassen.

Voorbeeld: Stel dat een klant momenteel de XC40 en XC60 aanbiedt, maar tijdens het bezoek aangeeft dat de XC40 niet langer relevant is en de EX40 en EX60 aan het aanbod moeten worden toegevoegd. Dan kan je deze wijzigingen rechtstreeks in het bezoekrapport uitvoeren.

Naast de bestaande fleetgegevens bevat het bezoekrapport ook enkele extra velden die belangrijk zijn voor de registratie van het bezoek.

Bezoekdatum Het veld “Bezoekdatum” wordt standaard ingevuld met de datum en het uur die je bij het plannen van de afspraak hebt ingegeven. Indien de afspraak bijvoorbeeld werd verplaatst, kan je deze datum en dit tijdstip eenvoudig aanpassen zodat het bezoekrapport de werkelijke bezoekdatum en het juiste tijdstip weergeeft.

In het bezoekrapport is er een aparte sectie voor actiepunten. Hier kan je vier verschillende soorten opvolging registreren:

Wanneer je een taak aanmaakt, verschijnt er ook een veld voor de deadline van deze specifieke taak. Standaard wordt de deadline ingesteld op één week, maar je kan deze datum eenvoudig aanpassen indien nodig.

De aangemaakte taak wordt zowel op de tijdlijn van de klant als in “Mijn taken” bij jouw eigen activiteiten weergegeven.

Via de tijdlijn kan je de taak eenvoudig voltooien. Indien nodig kan je de taak ook achteraf nog aanpassen, bijvoorbeeld de deadline, de verantwoordelijke of de omschrijving van de taak.

Zodra een bezoekrapport is aangemaakt, wordt dit beschikbaar in de fleet sectie van de klant, onder “Bezoekrapporten”.

Hier kan je eenvoudig alle eerdere bezoekrapporten openen, bekijken en downloaden. Zo heb je steeds toegang tot de volledige historiek van alle uitgevoerde bezoeken.

Het is ook mogelijk om bestaande bezoekrapporten rechtstreeks per e-mail te versturen. Vink hiervoor de gewenste bezoekrapporten aan en selecteer vervolgens “E-mail bezoekrapport”.

De fleet manager wordt standaard als ontvanger van de e-mail ingevuld. Indien gewenst, kan je deze ontvanger eenvoudig aanpassen.

Daarnaast raden we aan om zelf nog een persoonlijke e-mailinhoud toe te voegen via het veld “E-mailinhoud”. Hier kan je een korte intro en de verdere inhoud van de e-mail ingeven. Je kan ook extra contactpersonen in CC toevoegen en, indien gewenst, bijlagen aan de e-mail toevoegen.

Voltooi de taak zodra je e-mail klaar is om verstuurd te worden, standaard sta je in bcc dus zal je deze e-mail ook ontvangen in jouw mailbox. Belangrijk: als er geen groene 1 staat maar bijvoorbeeld een oranje of rode 1 dan wil dit zeggen dat de e-mail niet verstuurd/toegekomen is bij de ontvanger.

In de tijdlijn van de klant kan je zien dat deze e-mail verstuurd is. Als je klikt op het blauwe icoon naast de groene 1 dan kan je de e-mail analytics van de e-mail bekijken of zelf de preview van de e-mail bekijken.

Hieronder zie je een voorbeeld van de e-mail. De tekst onder de foto en boven “Bijlage” wordt ingevoerd in het veld “E-mailinhoud”.

Voor fleet klanten is het vaak nodig om voorbeeldoffertes op te maken. Daarom is er een mogelijkheid toegevoegd om eenvoudig een offerte te maken zonder hiervoor een opportuniteit aan te maken.

Bij het opmaken van een offerte worden steeds de fleetvoorwaarden van de klant weergegeven. Zo heb je tijdens het opmaken van de offerte meteen zicht op de specifieke afspraken en condities die voor deze klant gelden.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan specifieke kleuren, opties of budgetlevels. Hierdoor kan je bij het opmaken van de offerte eenvoudig rekening houden met de gemaakte fleetafspraken.

In de XDMS configurator kan je vervolgens een offerte opmaken zoals je dat gewend bent.

Bij het afdrukken van de offerte is er een nieuwe layout beschikbaar: “Fleet offerte”. Deze layout heeft dezelfde opbouw als een normale offerte, maar bij een fleet offerte wordt de bestuurdersinformatie niet weergegeven.

Standaard wordt de offerte namelijk opgemaakt op naam van de organisatie. Indien gewenst, kan je nog steeds een facturatieklant 1 of 2 toevoegen.

Het blijft uiteraard mogelijk om een andere offerte layout te selecteren. Zo kan je bijvoorbeeld kiezen voor een normale offerte layout wanneer je de bestuurdersinformatie wel op de voorbeeld offerte wilt tonen.

Zodra je een layout hebt geselecteerd wordt deze data naar Hyper gestuurd en krijg je volgende melding aan de rechteronderkant. Bij deze mag je dan bovenaan ook deze taak voltooien.

Je keert nu terug naar de fleet klant waar je in de sectie “Voorbeeld offertes” alle voorbeeld offertes kan terug vinden.

Per offerte kan je twee belangrijke zaken aanpassen:

Een aangemaakte offerte kan je op elk moment bekijken door op de blauwe link van de betreffende offerte te klikken.

Op de detailpagina kan je de offerte vervolgens opslaan of afdrukken indien gewenst.

Offertes kunnen ook rechtstreeks per e-mail naar de klant worden verstuurd.

Selecteer hiervoor de gewenste offerte (checkbox voorraan) en klik vervolgens rechtsboven op “Fleet offerte e-mail versturen”.

De fleet manager wordt standaard als ontvanger van de e-mail ingevuld. Indien gewenst, kan je deze ontvanger eenvoudig aanpassen door de ontvanger aan te passen.

Daarnaast raden we aan om zelf nog een persoonlijke e-mailinhoud toe te voegen via het veld “E-mailinhoud”. Hier kan je een korte introductie en de verdere inhoud van de e-mail ingeven.

Je kan ook extra contactpersonen in CC toevoegen en, indien gewenst, bijlagen aan de e-mail toevoegen.

Voltooi de taak zodra je e-mail klaar is om verstuurd te worden, standaard sta je in bcc dus zal je deze e-mail ook ontvangen in jouw mailbox.

In de tijdlijn van de klant kan je zien dat deze e-mail verstuurd is. Als je klikt op het blauwe icoon naast de groene 1 dan kan je de e-mail analytics van de e-mail bekijken of zelf de preview van de e-mail bekijken. Belangrijk: als er geen groene 1 staat maar bijvoorbeeld een oranje of rode 1 dan wil dit zeggen dat de e-mail niet verstuurd/toegekomen is bij de ontvanger.

Hieronder zie je een voorbeeld van de e-mail. De tekst onder de foto en boven “Bijlage” is ingevoerd in het veld “E-mailinhoud”.

Voor fleet klanten is het mogelijk om specifiek testritten in te plannen. Bij het inplannen van een testrit wordt automatisch een bevestigingsmail naar de klant verstuurd met de details van de afspraak.

Deze communicatie verloopt rechtstreeks vanuit het systeem. Vanuit Volvo worden geen e-mails verstuurd en Volvo ontvangt ook geen informatie over deze ingeplande testritten.

Zodra je dit process start krijg je de optie om de testrit in te plannen.

Bij het inplannen van een testrit geef je de volgende informatie in:

Daarnaast kan je optioneel nog een interne commentaar toevoegen en de nummerplaat van het voertuig ingeven.

Wanneer de functionaliteit voor het genereren van een testritdocument actief is, wordt deze optie beschikbaar zodra je een nummerplaat hebt ingevuld.

Zodra alle verplichte informatie is ingevuld en de taak wordt voltooid, wordt automatisch een bevestigingsmail naar de klant verstuurd, samen met een kalenderuitnodiging voor de testrit.

Ook de verantwoordelijke ontvangt deze bevestigingsmail en kalenderuitnodiging, zodat beide partijen over de afspraak beschikken.

In de tijdlijn van de klant kan je zien dat de bevestigingsmail werd verstuurd.

Door op het blauwe icoon naast de groene 1 te klikken, kan je de e-mailanalytics bekijken. Daarnaast kan je hier ook een preview van de verstuurde e-mail openen. Belangrijk: als er geen groene 1 staat maar bijvoorbeeld een oranje of rode 1 dan wil dit zeggen dat de e-mail niet verstuurd/toegekomen is bij de ontvanger.

Na het inplannen van de testrit blijft er een taak openstaan in het systeem. De deadline van deze taak is ingesteld op het einduur van de testrit.

In deze taak kan je achteraf, informatief, invullen hoe de testrit is verlopen.

Daarnaast is er een mogelijkheid om documenten op te laden. Zo kan je bijvoorbeeld het ingevulde testritdocument of een foto van de identiteitskaart toevoegen. Op die manier kan je alle relevante informatie en documenten centraal bewaren.

Zodra deze taak wordt voltooid, wordt het proces beëindigd.

Eens een testrit is ingepland is het mogelijk deze te herplannen. Hiervoor navigeer je naar deze testrit taak.

Als je in de specifieke testrit zit kan je rechtsboven deze herplannen.

Als je op de knop klikt krijg je de vraag of je jouw testrit wil annuleren of herplannen.

Selecteer “Herplannen” en voltooi de taak.

Je krijgt nu een nieuwe taak waar je de testrit kan herplannen. De meeste informatie zal al ingevuld zijn op basis van de originele testrit. Zodra je de nodige aanpassingen gemaakt hebt kan je de taak voltooien en wordt de e-mail opnieuw verstuurd naar de bestuurder en de verantwoordelijke.

Deze herplanning e-mail is gelijkaardig aan de originele e-mail maar vermeld dat het een herplanning is en vermeld dat de vorige kalender uitnodiging mag verwijderd worden bij het accepteren van deze nieuwe. Het process loopt nu verder zoals voordien.

Eens een testrit is ingepland is het mogelijk deze te annuleren. Hiervoor navigeer je naar deze testrit taak.

Als je in de specifieke testrit zit kan je rechtsboven deze annuleren.

Als je op de knop klikt krijg je de vraag of je jouw testrit wil annuleren of herplannen.

Selecteer “Annuleren” en voltooi de taak.

De originele testrit wordt nu geannuleerd. Er gaat geen e-mail naar de bestuurder aangezien de logica is dat de bestuurder je heeft laten weten dat hij de testrit niet meer wenst. Je hebt dus al via telefoon of e-mail bevestigd aan de bestuurder dat de testrit geannuleerd wordt en hij de kalender uitnodiging mag verwijderen.

Belangrijk, deze optie is enkel beschikbaar indien de dealer dit wenst. Als je in Hyper de testrit opent zal je rechtsboven enkele acties zien. Een daarvan is het genereren van een testrit document. Deze knop zal enkel actief zijn als je alle informatie van de testrit ingevuld hebt, waaronder het nummerplaat veld.

Als je de testrit al ingepland hebt zonder een nummerplaat in te geven kan je dit eenvoudig nadien ingeven door onder de openstaande testrit taak het nummerplaatveld in te vullen.

Als je op de knop “Genereer testrit document” klikt zal dit na enkele seconden een testrit document genereren dat je terugvindt in het “Testrit contract” veld onder de openstaande taak van deze testrit.

Zodra dit bestand beschikbaar is, kan je dit openen door te klikken op de blauwe tekst en kan je dit bestand afdrukken en laten tekenen door de klant.

Als fleetverantwoordelijke krijg je mogelijk aanvragen van specifieke bestuurders die een offerte voor een wagen nodig hebben. In dat geval kan je deze aanvraag rechtstreeks doorgeven aan een verkoper door een opportuniteit aan te maken.

Via dit proces kan je de relevante gegevens van de bestuurder en de aanvraag ingeven en vervolgens de opportuniteit toewijzen aan een specifieke verkoper. Zo beschikt de verkoper meteen over de nodige informatie om de aanvraag verder op te volgen.

Je krijgt een taak waarin je de nodige informatie kan invullen om de opportuniteit aan te maken:

Daarnaast kan je optioneel nog de facturatieklant, beslissingsperiode en verkoopkans ingeven. Na het voltooien van deze taak keer wordt de opportuniteit voor deze verkooper gemaakt en keer je automatisch terug naar de detail pagina van de klant.

Op elk moment kan je eenvoudig een activiteit loggen of een nieuwe taak aanmaken. Hiervoor kan je de sectie “Snelle acties” gebruiken, die je linksonder in het systeem terugvindt.

Je kan deze acties vanaf elke pagina uitvoeren. We raden echter aan om eerst naar de relevante klant te navigeren. Op die manier kan het systeem de klantgegevens automatisch invullen en wordt de activiteit of taak meteen aan de juiste klant gekoppeld.

Wanneer je op “Snelle acties” klikt, krijg je drie opties:

Als je de optie “call” of “Meeting” selecteerd wil je eigenlijk iets snel loggen met betrekking tot een klant. Bijvoorbeeld belangrijke informatie die je besproken hebt. Als je hierop klikt krijg je rechtsonder een sectie om de relevante informatie in te geven. Zodra je dit opslaat komt dit in de tijdlijn te staan van deze klant als gelogde actie.

Wanneer je de optie “Call” of “Meeting” selecteert, kan je snel een activiteit met betrekking tot een klant loggen. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om belangrijke informatie vast te leggen die tijdens een telefoongesprek of meeting werd besproken.

Na het selecteren van “Call” of “Meeting” verschijnt rechtsonder een sectie waarin je de relevante informatie kan ingeven.

Zodra je de informatie opslaat, wordt de activiteit automatisch toegevoegd aan de tijdlijn van de klant als een gelogde activiteit.

Wanneer je de optie “Task” selecteert, kan je een taak voor jezelf aanmaken. Zo kan je bijvoorbeeld een herinnering instellen om een klant op een later moment uit te nodigen voor een evenement.

Bij het aanmaken van de taak kan je een deadline en een herinneringsdatum instellen. Op die manier krijg je tijdig een herinnering en vergeet je de taak niet uit te voeren.

De aangemaakte taak wordt vervolgens weergegeven op de tijdlijn van de klant. Daarnaast verschijnt de taak ook in het overzicht “Mijn taken”, in de sectie “activiteiten, waar je al je openstaande en geplande activiteiten kan terugvinden.